Cómo registrar una marca en Colombia con la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC)

Tabla de contenido

Introducción
Registro de marcas en Colombia: Una visión general
¿Cuáles son los beneficios del registro de marcas en Colombia?
¿Qué es la Comunidad Andina y qué protección ofrece?
Registros previos y el Protocolo de Madrid
Requisitos
¿Qué puedo registrar?
¿Qué no puedo registrar?
Comprendiendo el Sistema de Clasificación de Niza
Desglose del proceso de solicitud
Los beneficios de contratar un abogado local
El proceso de solicitud de marca: Nuestra guía de 6 pasos
Conclusión

Introducción

Registrar una marca en Colombia es una estrategia clave para cualquier negocio que busque establecer una base sólida para su identidad de marca y proteger sus derechos de propiedad intelectual en el país. Este proceso implica la presentación de una solicitud ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) de Colombia, que supervisa los registros de marcas en el país.

Sin embargo, navegar por el proceso de registro de marcas en Colombia requiere una comprensión profunda de las regulaciones y procedimientos locales, especialmente en relación con el sistema de "primero en presentar". En este sistema, la fecha de solicitud tiene prioridad sobre el uso comercial real, lo que destaca la importancia de asegurar rápidamente las solicitudes de marcas para prevenir posibles conflictos y disputas costosas en el futuro.

En esta guía, exploraremos los pasos clave involucrados en el registro de marcas en Colombia, incluyendo la realización de búsquedas preliminares, la comprensión de los requisitos de registro y la navegación por el proceso de solicitud. Al seguir estos pasos diligentemente, las empresas pueden proteger sus marcas y establecer una base sólida para el crecimiento en el mercado colombiano y más allá.

Registro de marcas en Colombia: Una visión general

Para registrar una marca en Colombia, es necesario presentar la solicitud ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) de Colombia, que depende del Ministerio de Industria, Comercio y Turismo. Cabe destacar que Colombia es miembro del Convenio de París, lo que refleja su compromiso con el mantenimiento de estándares globales y la colaboración con otras naciones en asuntos de derechos de propiedad intelectual. Este compromiso garantiza que los titulares de marcas en Colombia disfruten de un marco alineado con las prácticas internacionales, promoviendo la equidad, la innovación y la coherencia legal en la protección y aplicación de marcas.

Sin embargo, los solicitantes deben tener en cuenta las normas locales de registro. En Colombia, el registro de marcas opera bajo un sistema de "primero en presentar", priorizando la fecha de solicitud sobre el uso comercial real de la marca. Esto significa que una entidad que logre presentar una solicitud primero es probable que obtenga los derechos legales sobre la marca, incluso si otra empresa ha estado utilizándola por más tiempo.

De hecho, un error común entre las marcas que operan en Colombia es asumir un sistema de marcas "primero en usar" y comenzar sus operaciones sin asegurar primero su solicitud de marca. Este descuido puede llevar a un escenario desastroso y muy costoso donde las marcas invierten recursos sustanciales en expandir su presencia, establecer tiendas y lanzar extensas campañas de marketing, solo para que alguien más registre su propiedad intelectual (PI) primero.

Para evitar tales inconvenientes, es crucial:

1. Realizar una búsqueda preliminar meticulosa.

2. Adquirir un sólido conocimiento del proceso de registro de marcas gestionado por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), así como las implicaciones financieras y los plazos involucrados.

3. Completar la solicitud de "primero en presentar" para registrar su marca antes de comenzar las operaciones.

4. Monitorear cuidadosamente los registros de PI para detectar posibles conflictos.

Al mantenerse informado y cumplir con los requisitos legales en estas jurisdicciones esenciales, las marcas pueden evitar infracciones futuras de PI y establecer una base sólida para el crecimiento empresarial internacional.

¿Cuáles son los beneficios del registro de marcas en Colombia?

• Derechos exclusivos: Obtener un derecho de PI sobre la marca otorga el derecho exclusivo de usar la marca en el país.

• Prevención de infracciones: Capacidad de impedir que terceros usen signos idénticos o confusamente similares.

• Marca como activo: La marca puede ser utilizada como un activo intangible, aumentando el valor de la marca y las oportunidades comerciales.

• Asignación y licencia: Los propietarios pueden asignar o licenciar la marca a otros, generando ingresos y expandiendo el alcance del mercado.

• Derechos de oposición: Capacidad de presentar una oposición basada en la probabilidad de confusión, protegiendo la distintividad de la marca.

• Protección en fronteras y aduanas: Acceso a protección en fronteras y aduanas para la marca, ayudando a prevenir el uso no autorizado y productos falsificados.

¿Qué es la Comunidad Andina y qué protección ofrece?

La Comunidad Andina, que incluye a Colombia, Perú, Ecuador y Bolivia, tiene reglas para la protección de marcas, pero cada país sigue estas reglas de manera independiente. Esto significa que si deseas protección de marca, necesitas registrar tu marca en cada país por separado, y los registros no están vinculados. Sin embargo, tener una marca en cualquiera de estos países tiene sus ventajas: puedes oponerte a marcas similares en otros países miembros, defender tu marca contra la cancelación por no uso demostrando que se usa en algún lugar de la comunidad, y usar su reconocimiento en cualquier país como evidencia en acciones legales para marcas notoriamente conocidas.

Registros previos y el Protocolo de Madrid

Los solicitantes de países miembros del Convenio de París pueden priorizar el registro de marcas en Colombia si presentan la solicitud dentro de los seis meses de su solicitud inicial y envían una copia certificada dentro de los nueve meses siguientes. Esto otorga la misma fecha de presentación que la solicitud inicial.

Para los solicitantes que utilizan el Sistema de Madrid, pueden buscar el registro internacional con la OMPI bajo el Protocolo de Madrid y extender la protección a Colombia. La OMPI luego envía la solicitud a Colombia, con la fecha de presentación coincidiendo con la solicitud base.

Todos los demás solicitantes deben seguir el proceso estándar de registro de marcas en Colombia.

Requisitos

La presentación de una solicitud de marca en Colombia se puede hacer en línea, por correo o en persona. El formulario de solicitud debe incluir los siguientes detalles:

• Nombre(s) completo(s), dirección(es) y nacionalidad del (los) solicitante(s).

• Información de la marca, incluyendo una descripción de la misma, imagen digital (si aplica) y descripción del color.

• Descripción de los bienes o servicios y la clase(s) de la Clasificación de Niza (ver la sección de Clasificación de Niza a continuación) para los bienes/servicios a cubrir.

También se requieren los siguientes documentos:

• Poder: Firmado por el solicitante o un funcionario autorizado, notarizado por un Notario Público y legalizado por legalización consular o con un "Apostille".

• Copia certificada del Documento de Prioridad: Si se reclama prioridad, proporcionar una copia notariada de la primera solicitud extranjera presentada.

• Traducción de documentos al español si están en otro idioma: La asistencia puede ser proporcionada por traductores internos.

Requisitos para locales:

Para los locales que registran una marca en Colombia, el proceso implica proporcionar información personal como nombre completo, dirección y nacionalidad. Además, los solicitantes deben describir la marca, incluyendo una imagen digital si aplica, y especificar los bienes o servicios cubiertos por la marca. También se requiere un Poder, notarizado por un Notario Público y legalizado por legalización consular o con un "Apostille". Si se reclama prioridad, se debe proporcionar una copia certificada del Documento de Prioridad. Todos los documentos que no estén en español necesitan ser traducidos, y se puede proporcionar asistencia por parte de traductores internos.

Requisitos para extranjeros:

Los extranjeros que buscan registrar una marca en Colombia siguen requisitos similares, pero deben proporcionar el Número de Identificación Tributaria (NIT) de su empresa en lugar de una identificación personal. Un Poder, notarizado y legalizado como se mencionó anteriormente, es necesario, junto con una copia certificada del Documento de Prioridad si se reclama prioridad. Todos los documentos que no estén en español deben ser traducidos, y se puede proporcionar orientación por parte de traductores internos para garantizar el cumplimiento con las regulaciones locales.

¿Qué puedo registrar?

El punto crucial es que las marcas deben ser distintivas y distinguibles de las marcas existentes. Los siguientes tipos de signos son elegibles para el registro:

• Palabras o combinaciones de palabras

• Imágenes, dibujos, figuras, símbolos, elementos gráficos, logotipos, monogramas, retratos, etiquetas y emblemas

• Letras y números

• Sonidos y olores

• Un solo color o una combinación de colores

• La forma de un producto, su empaque o envoltura

• Cualquier combinación de los signos o elementos mencionados anteriormente

¿Qué no puedo registrar?

• Términos descriptivos

• Formas con ventajas funcionales

• Descripción de bienes o servicios

• Expresiones genéricas

• Expresiones comúnmente usadas

• Colores aislados

• Descripciones engañosas de origen o naturaleza

• Indicación de origen

• Indicaciones de origen que causen confusión

• Incorporación de símbolos nacionales

• Imitación de normas técnicas

• Inclusión de variedades vegetales protegidas

• Signos contrarios a la ley, la moral, el orden público o las buenas costumbres

Comprendiendo el Sistema de Clasificación de Niza

En Colombia, registrar una marca implica clasificar los bienes o servicios asociados con la marca según el sistema de Clasificación de Niza. La Clasificación de Niza es un sistema internacional utilizado para categorizar bienes y servicios para el registro de marcas. Ayuda a garantizar la uniformidad y claridad en el registro de marcas a nivel mundial.

Al presentar una solicitud de marca en Colombia, los solicitantes deben especificar la clase o clases de la Clasificación de Niza que corresponden a sus bienes o servicios. Esta clasificación es crucial ya que determina el alcance de la protección de la marca. Es esencial identificar con precisión las clases relevantes para tus productos o servicios para evitar complicaciones durante el proceso de registro.

Si no estás seguro de la clasificación para un bien o servicio específico, puedes usar una herramienta en línea como TM Class de la EUIPO (Oficina de Propiedad Intelectual de la Unión Europea), que proporciona una plataforma eficiente para realizar tu búsqueda. También hay una opción avanzada para búsquedas más detalladas.

Figura 1. Herramienta de búsqueda de clasificación de Niza TM Class. Fuente: EUIPO.

Desglose del proceso de solicitud

El proceso de examen de marcas comienza cuando se presenta una solicitud ante la SIC. La SIC asigna un número de solicitud y una fecha de presentación, iniciando tres fases de examen:

1. Revisión y publicación: La solicitud es revisada y publicada en la Gaceta Oficial con fines de oposición.

2. Examen formal: Se verifica si la solicitud cumple con los requisitos básicos, como los detalles del solicitante y la correcta clasificación de bienes/servicios. La mayoría de los problemas en esta fase están relacionados con la clasificación.

3. Examen sustantivo: Se verifica si la marca ya está registrada por otra persona y si cumple con las normas legales. Se evalúa la distintividad; las marcas que carecen de distintividad inherente pueden registrarse si han ganado distintividad a través del uso en Colombia, con la carga de la prueba en el solicitante.

Los exámenes formal y de distintividad generalmente toman de tres a seis meses. Cualquier objeción planteada durante estas fases provoca una acción de oficina, lo que permite al solicitante responder en un plazo de dos meses. Este período puede extenderse por dos meses adicionales.

Después del examen, la solicitud de marca se publica en la "Gaceta de la Propiedad Industrial" para oposición. El período de oposición dura 30 días hábiles a partir de la fecha de publicación.

Los beneficios de contratar un abogado local

Contratar a un abogado local o a un profesional de marcas ofrece ventajas significativas al solicitar una marca en Colombia. Pueden ayudar a determinar con precisión las clases de marcas adecuadas según el sistema de Clasificación de Niza, asegurando la alineación con las regulaciones locales.

Involucrar a expertos legales también agiliza el proceso de solicitud, reduciendo retrasos y asegurando una experiencia sin problemas. Realizan búsquedas exhaustivas de marcas en Colombia, proporcionando información completa y asegurando que tu solicitud de marca esté bien informada y meticulosamente investigada, infundiendo confianza durante todo el proceso.
 

El proceso de solicitud de marca: Nuestra guía de 6 pasos

PASO 1. Realiza una búsqueda preliminar de validez de marca

Antes de proceder con tu registro de marca, es crucial realizar una búsqueda preliminar para asegurarte de que tu marca propuesta no esté ya en uso o sea demasiado similar a una existente. Puedes realizar esta búsqueda utilizando la base de datos proporcionada por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) de Colombia.

1. Navega a la plataforma SIPI y selecciona "Signos Distintivos".

Figura 2. Herramienta de búsqueda de marcas SIPI. Fuente: SIPI.

2. Si no hablas español, puedes seleccionar inglés como tu idioma preferido.

Figura 3. Herramienta de búsqueda de marcas. Fuente: SIPI.

3. Ingresa el nombre exacto de la marca que deseas registrar en el cuadro de búsqueda. Haz clic en "Buscar" para ver si ya hay nombres de marcas idénticos registrados. Si no hay coincidencias, intenta buscar variaciones similares.

4. Puedes seleccionar "Búsqueda Avanzada" para realizar una búsqueda más detallada utilizando una mayor variedad de criterios.

5. Intenta usar comandos de búsqueda con comodines, como asteriscos (*) o signos de interrogación (?), para encontrar diferentes grafías. Considera variaciones que podrían causar confusión con marcas existentes.

Estos pasos te ayudarán a verificar si el nombre de tu marca es único y evitar posibles conflictos antes de registrar tu marca.

Nominus también proporciona un motor de búsqueda donde puedes realizar una búsqueda de marcas explorando nombres (similitudes y equivalentes), clases y estado (activo o inactivo).

Figura 4. Herramienta de búsqueda de marcas Nominus. Fuente: Nominus.

PASO 2. Crear una cuenta

Para hacer esto, navega a la Plataforma de Propiedad Industrial de la SIC (SIPI). Haz clic en "Registrarse" si es la primera vez que utilizas la plataforma.

Figura 5. Creación de una cuenta: Registro. Fuente: SIPI.

1. Si no hablas español, puedes seleccionar inglés como tu idioma preferido.

2. Luego se te pedirá que crees un perfil ingresando tu nombre de usuario o correo electrónico y agregando una contraseña. Asegúrate de guardar estas credenciales de inicio de sesión, ya que son esenciales para el acceso futuro.



Figura 6. Crear perfil. Fuente: SIPI.

Haz clic en "Enviar" en la parte inferior derecha de la página para continuar.

Antes de registrar tu marca, necesitarás completar los detalles del solicitante. Esto puede ser como persona natural o entidad legal.

Si es tu primera vez en la plataforma, selecciona "Crear Persona" para crear un perfil. Asegúrate de proporcionar información personal precisa, como tipo de identificación, número, nombres, datos de contacto y dirección.

Figura 7. Creación de un solicitante o nuevo cliente. Fuente: SIPI.

Si representas a una entidad legal, sigue pasos similares, proporcionando información de la empresa y detalles de la representación legal. Sube los documentos necesarios, como identificación y papeles de registro legal, como un Poder.

Confirma la creación de tu perfil como persona natural o entidad legal.

Paso 3. Completa el formulario de solicitud

Una vez que hayas realizado una búsqueda preliminar y te hayas asegurado de que no hay marcas en conflicto, puedes proceder presentando una solicitud a la SIC. Tu solicitud debe incluir una representación clara de la marca y una lista de los bienes o servicios que deseas cubrir con la marca.

Para completar la solicitud de registro de marca en Colombia, sigue estos pasos:

1. Ve a la página de tu cuenta y selecciona "Solicitar una marca" en las opciones de la izquierda.

Figura 8. Página de la cuenta. Fuente: SIPI.

2. Aparecerá una ventana que te ofrecerá la opción de un examen acelerado. Selecciona "No" si estás satisfecho con la ruta estándar.

3. Luego verás el formulario de solicitud. En la sección de Referencia, agrega el nombre de tu marca propuesta o nombre de la marca. Luego agrega la información requerida, la cédula de identidad del solicitante o el Número de Identificación Tributaria (NIT) de la empresa.



Figura 9. Formulario de solicitud de marca. Fuente: SIPI.

4. Adjunta los documentos necesarios: cédula de identidad escaneada del solicitante (para personas físicas), documento de existencia y representación legal (para personas jurídicas), y el logotipo o etiqueta en formato JPG, ya sea en color o en blanco y negro.

5. Si estás solicitando descuentos, sube documentos de apoyo como certificados de asesoría para PYMEs o documentos que prueben la calidad de tu empresa.

6. Selecciona las clases según los productos o servicios de tu marca utilizando la Clasificación de Niza. Puedes buscar subcategorías dentro de cada clase sin costo adicional.

7. Elige el tipo de signo distintivo que estás registrando: nominativo (solo texto), figurativo (imagen) o mixto (combinación de texto e imagen). Sube el archivo correspondiente según tu elección.

8. Realiza el pago de la tarifa de registro utilizando las opciones de pago disponibles en la plataforma.

Una vez completados estos pasos, habrás presentado la solicitud de registro de marca en Colombia.

Paso 4. Examen por parte de la SIC

Una vez que la SIC haya recibido tu solicitud, realizarán un examen para asegurarse de que cumpla con los requisitos establecidos en la Ley de Marcas. Esto incluye evaluar si tu marca puede registrarse y si infringe alguna marca existente.

Plazo: de tres a seis meses.

Si se plantean objeciones, el solicitante tiene 2 meses para responder.

Paso 5. Publicación en el boletín

Si tu solicitud es aprobada por la SIC, será publicada en el Boletín Oficial. En esta etapa, terceros tienen un período de 30 días para oponerse al registro si creen que infringe sus derechos existentes.

Plazo: 30 días

Paso 6. Registro de marca

Si no hay objeciones durante el período de oposición o si alguna oposición se resuelve a tu favor, la SIC procederá con el registro de tu marca. Una vez registrada, recibirás un certificado de registro.

Plazo:

Asumiendo que no hay objeciones o oposiciones que prolonguen el proceso, el proceso completo desde la solicitud hasta el registro puede tardar entre 6 a 8 meses.

Costos asociados:

Los solicitantes deben pagar la tarifa oficial por presentar una solicitud de marca. Hay una tarifa adicional por la emisión del certificado de registro tras la solicitud exitosa. Es esencial verificar las tarifas más recientes en el sitio web de la SIC ya que pueden cambiar con el tiempo.

Monitoreo de la solicitud

Monitorear tu solicitud es un paso crítico para asegurar el registro exitoso de tu marca en Colombia. Aquí hay aspectos clave a considerar:

1. Actualizaciones regulares: Mantente informado sobre el progreso de tu solicitud revisando regularmente el estado en la plataforma de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Esto te ayuda a rastrear cualquier desarrollo o requisito de las autoridades.

2. Responder a las acciones de oficina: Si la SIC plantea alguna objeción o solicita información adicional durante la fase de examen, responde puntualmente dentro del plazo especificado. No hacerlo puede llevar a retrasos o al rechazo potencial de tu solicitud.

3. Período de oposición: Después de que tu solicitud sea publicada en el Boletín Oficial, monitorea el período de oposición de 30 días. Si no se plantean objeciones o si alguna oposición se resuelve a tu favor, el proceso de registro puede continuar sin problemas.

4. Comunicación con tu abogado: Mantén una comunicación abierta con tu representante legal o abogado de marcas durante la fase de monitoreo. Ellos pueden proporcionar orientación valiosa, abordar cualquier preocupación y asegurar que se cumplan todos los requisitos para un registro exitoso.

5. Gestión de documentos: Mantén todos los documentos relevantes relacionados con tu solicitud de marca organizados y fácilmente accesibles. Esto incluye la correspondencia con las autoridades, las respuestas a las acciones de oficina y cualquier documentación de apoyo.

Al monitorear activamente el proceso de solicitud y tomar las acciones necesarias de manera oportuna, aumentas las posibilidades de un resultado exitoso y del registro oportuno de tu marca en Colombia.

Conclusión

El registro de marcas en Colombia ofrece numerosos beneficios a las empresas, incluyendo derechos exclusivos para usar sus marcas, prevención de infracciones por parte de terceros y oportunidades para monetizar sus marcas a través de licencias y asignaciones. Además, las marcas registradas disfrutan de protección fronteriza y aduanera, ayudando a combatir el uso no autorizado y los productos falsificados.

La adhesión de Colombia a acuerdos internacionales como el Convenio de París y la participación en el Protocolo de Madrid facilita procesos simplificados para los solicitantes de países miembros, permitiendo reclamos de prioridad y registros internacionales. Además, la membresía de Colombia en la Comunidad Andina proporciona vías adicionales para la protección y aplicación de marcas en los países miembros. Si bien los procesos de registro de marcas pueden variar en cada país, tener una marca registrada en un estado miembro puede proporcionar ventajas valiosas para defender y hacer cumplir los derechos en otros.

En general, el registro de marcas en Colombia es un paso vital para las empresas que buscan establecer y proteger sus marcas en el dinámico mercado latinoamericano. Al comprender el proceso de registro, aprovechar los acuerdos internacionales y buscar orientación profesional cuando sea necesario, las empresas pueden navegar el panorama de marcas con confianza y asegurar su lugar en el mercado.